| Excel使用技巧集 |
| 2007-03-23 21:59:59 互联网 |
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Excel是个功能齐全的电子表格，它功能强大、操作方便，除了可以快速、方便地处理各种表格外，还可以对表格中的数据完成很多数据库的功能。但要充分发挥Excel的效能，还需要掌握足够的技巧。下面就向你介绍Excel的一些使用技巧，希望能对你有点帮助。
1.文件的加密
当我们制作的Excel文件不想让他人打开时，可采用在保存时加密的方法实现，即在单击“保存”命令后，调出“另存为”对话框，在该框中输入完文件名，再单击“选项”按钮，将“保存选项”对话框打开，输入自己的密码，再按“确定”。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。
2.内容的隐藏和保护
首先要把整个工作表制作好，然后确定隐藏的内容，如某一行或某一列，按正常的操作方法把它隐藏起来（可用工具菜单下行、列、工作表中的“隐藏”命令，也可采用拖拉“行号、列标”的方法）；再依次单击“工具保护保护工作表”，弹出“保护工作表”对话框。该框中有“内容”、“对象”、“方案”3个复选项，当“内容”复选项被选中时，可实现禁止更改单元格中的内容、禁止查看工作表实施保护之前隐藏的行与列、禁止查看隐藏在单元格中的公式及禁止更改图表选项等；如将对话框中的“对象”复选框选中，将不能更改插入的图片、艺术字、图表、添加或编辑批注等对象项目；而“方案”复选框被选中时，则禁止查看隐藏的方案及对设置了的防修改方案进行改动或删除。
3.快速切换工作表
按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。你还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。
4.快速打印工作表
若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁锁。若要跳过该对话框，可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。
5.在工作时自动保存工作簿
其方法为：（1）单击“工具”菜单中的“自动保存”命令，如果“工具”菜单中没有“自动保存”命令，必须单击“工具”菜单中的“加载宏”命令来安装“自动保存”加载宏；（2）选中“自动保存时间间隔”复选框；（3）在“分钟”框中，输入希望Microsoft
Excel自动保存工作簿的时间间隔；（4）选择所需的其他选项按回车键即可。
6.快速查找工作薄
你可以利用工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：（1）单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；（2）在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是你认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；（3）选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，你应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。
7.利用模板创建工作簿
模板是一个用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿创建模板方法为：（1）打开一个要作为模板的工作簿；（2）选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框；（3）在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板（*.xlt）”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹；（4）在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。
8.快速选取包含公式的单元格
有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒注意不能在此输入数据。你可用下面方法快速选取：选择“编辑”、“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
9.快速修改单元格式次序
在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
10.快速清除单元格的内容
先选定该单元格，然后按Delete键。但是你仅是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格可用以下方法：（1）选定想要清除的单元格或单元格范围；（2）选择“编辑”菜单中的“清除”命令，这时显示“清除”菜单；（3）选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。当然你还可以选定单元格后单击鼠标右键，从快捷菜单中单击“清除内容”命令。对于不要的单元格，可选择“编辑”菜单中的“删除”命令删除它。
11.快速插入Word表格
Excel可以处理Word表格中列出的数据，你可用以下方法快速插入Word表格：（1）打开Word表格所在的文件；（2）打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；（3）选中Word中的表格；（4）按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
12.带口令保存工作簿
若需要为工作簿保密，你可以在保存时为其设置一个口令，以防止非法打开或修改。其操作方法为：（1）若是首次保存，从“文件”菜单中选择“保存”命令，否则从“文件”菜单中选择“另存为”命令；（2）在“保存位置”框中，选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹；（3）在“文件名”框中键入工作簿名称，若已保存过不需要重新输入；（4）单击“选项”按钮，在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入口令，单击“确定”按钮；（5）在“确认密码”对话框中重新输入口令并按回车键；（6）单击“保存”按钮。
13.将工作簿保存到FTP节点
在将工作簿保存到FTP节点之前，必须将该FTP节点添加到Internet节点的列表中，且必须有向该节点保存文件的权限。其保存方法为：（１）单击“文件”菜单中的“另存为”命令；（２）在“保存位置”框中单击“Internet位置(FTP)”选项；（３）在FTP节点的列表中，双击所需节点，然后在节点中双击所需的地址；（４）在“文件名”框中，键入工作簿的名称；（５）单击“保存”按钮。
14.快速链接网上的数据
你可以用以下方法快速建立与网上工作薄中数据的链接：（1）打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令；（2）打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；（3）单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入（=）和URL地址及工作位置，如：=http：//www.Js.com/[file1.xls]sheet1!A1。
15.用“超级链接”跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
16.使用“宏”功能
在工作中我们经常要输入大量重复而又琐碎的数据，有了“宏”，你就可以记录命令和过程，然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上，当按下组合键时，计算机就会重复所记录的操作。记录一个宏可以用以下步骤：先选中单元格，再选择“工具”中“宏”的“录制新宏”命令，然后再进行各方面操作即可。 |
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